Notă de informare generală

Informare generală participanți/ beneficiari

De ce prelucrăm datele personale?

În activitatea pe care o desfășurăm, vă prelucrăm datele personale în următoarele scopuri:

• încheierea și executarea actelor individuale de aderare (implică atât colectarea datelor necesare pentru încheierea actului de aderare conform prevederilor legale aplicabile, cât și realizarea oricăror operațiuni necesare pentru alocarea contribuției, gestionarea contribuțiilor neachitate, soluționarea cererilor de plată a activului personal net, precum și a diverselor solicitări și informări obligatorii legate de acesta);
• aplicarea măsurilor privind cunoașterea clientelei pentru prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului (implică identificarea și verificarea identității atât când deveniți participant/beneficiar, cât și pe parcursul derulării relației contractuale, inclusiv prin actualizări ale datelor, precum și alocarea automata a unor grade de risc, conform prevederilor legale în domeniu);
• raportări către autoritățile competente, conform obligațiilor legale ale BT Pensia Noastră;
• transmiterea de mesaje de marketing direct, dacă v-ați exprimat consimțământul pentru prelucrarea datelor în acest scop;
• evaluarea/îmbunătățirea calității serviciilor (implică solicitarea/colectarea opiniei dvs cu privire la calitatea serviciilor/produselor/activitatea angajaților sau agenilor de marketing ai BT Pensia Noastră);
• luarea de măsuri/furnizarea de informații sau răspunsuri la cererile/sesizările/reclamațiile de orice natură care ne sunt adresate de orice persoană, inclusiv de autorități sau instituții;
• dovedirea cererilor/ acordurilor/ opțiunilor cu privire la anumite aspecte solicitate/ discutate/ agreate în cadrul apelurilor telefonice inițiate de dvs sau de noi, prin consemnarea aspectelor discutate și, după caz, înregistrarea audio a convorbirilor telefonice;
• apărarea în justiție a drepturilor și intereselor BT Pensia Noastră, inclusiv pentru soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror altor petiții/plângeri/solicitări în care suntem implicați;
• efectuarea de analize interne, inclusiv statistice (ex. analize cu privire la fondul administrat și cu privire la portofoliul și profilul participanților, efectuarea de studii de piață, analize ale părerilor participanților despre produsele/serviciile/angajaților sau agenților de marketing ai BT Pensia Noastră);
• păstrarea evidențelor de gestiune economică, financiară și/sau administrativă, inclusiv administrarea în cadrul structurilor interne a fondurilor participanților, precum și managementul resurselor umane;
• efectuarea controalelor de risc asupra procedurilor și proceselor BT Pensia Noastră, precum și realizarea activităților de audit sau investigații, inclusiv pentru prevenirea și gestionarea conflictelor de interese;
• arhivarea în format fizic/electronic a documentelor/infomațiilor, inclusiv copii de siguranță (back-up);
• realizarea de servicii de registratură/secretariat cu privire la corespondența adresată către BT Pensia Noastră și/sau expediată de aceasta;
• asigurarea securității sistemelor informatice și a spațiilor utilizate de BT Pensia Noastră;
• prevenirea fraudelor

Ce tipuri de date personale prelucrăm și de unde le avem?

Pentru realizarea scopurilor anterior menționate, prelucrăm următoarele categorii de date personale:

• date de identificare: nume, prenume, data şi locul naşterii, codul numeric personal (C.N.P.), alte detalii din actul de identitate, precum și copia acestuia, semnătura (olografă sau electronică), cetățenia, adresa de domiciliu, reşedinţa, precum și adresa unde locuiți și regimul juridic al acesteia;
• date de contact: număr de telefon, adresa de e-mail și corespondență;
• date financiare (precum, dar fără a se limita la date despre contribuția la pensie);
• date profesionale (ex. angajatorul, casa de pensii de care aparțineți);
• imaginea (conținută în copia actelor de identitate);
• vocea (în cadrul convorbirilor și înregistrărilor convorbirilor telefonice);
• opinii (exprimate în cadrul sesizărilor/reclamațiilor/convorbirilor, inclusiv telefonice și în acțiunile de evaluare a calității);
• identificatori interni (ex. codul de participant, conturi de utilizatori pentru accesarea contului online, numerele ale actelor individuale de aderare etc)
• date privind starea de sănătate (ex. dacă solicitați plata activului pentru situații de invaliditate);
• informații referitoare la activitate frauduloasă sau potențial frauduloasă, inclusiv în contextul îndepinirii obligațiilor de aplicare a măsurilor de cunoaștere a clientelei;
• orice alte date personale, aduse la cunoștința noastră despre dvs în diverse contexte aferente activității noastre.

Datele pe care vi le prelucrăm sunt, de regulă, colectate direct de la dvs, în contextul aderării la fondul de pensii, a actualizării datelor sau a altor interacțiuni pe care le aveți cu noi. În unele cazuri, colectăm datele dvs din alte surse, precum: de la autorități și instituții publice care ne solicită informații, de la angajatorul dvs, de la persoane pe care le mandatați să vă reprezinte în relație cu noi, de la alte entități ale Grupului Financiar BT, de la alți administratori de fonduri de pensii private, din surse publice, precum dar fără a se limita la: portalul instanțelor de judecată (portaljust), Monitorul Oficial etc., de la furnizori de baze de date (ex. entități abilitate să administreze baze de date cu persoanele acuzate de finanțarea actelor de terorism, a persoanelor expuse public, furnizori care agregă și redistribuie date colectate din surse publice etc).

În ce temeiuri legale prelucrăm datele și ce se întâmplă dacă refuzați prelucrarea lor?

BT Pensia Noastră prelucrează datele personale în baza următoarelor temeiuri legale, după caz:

• îndeplinirea obligațiilor legale ale BT Pensia Noastră (atunci când legea ne obligă să prelucrăm anumite date);
• încheierea sau executarea contractului (când prelucrarea este necesară pentru înscrierea/aderarea la un fond de pensii, administrarea activului sau pentru retragerea acestuia);
• interesul legitim al BT Pensia Noastră și/sau al unor terți;
• îndeplinirea unei sarcini stabilite în interesul public (obligațiile privind cunoașterea clientelei și prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului);
• consimțământul dvs (atunci când prelucrarea se poate realiza numai cu acordul dumneavoastră).

Atunci când legea ne obligă să colectăm/prelucrăm anumite date sau când acestea sunt necesare pentru încheierea și derularea contractului dvs cu BT Pensia Noastră, refuzul de a furniza datele poate împiedica obținerea sau menținerea calității de participant/beneficiar, ori poate face imposibilă efectuarea unor operațiuni solicitate de/pentru dvs. 

Dacă vă prelucrăm datele în temeiul interesului nostru legitim sau al unor terți, aveți dreptul să vă opuneți acestor prelucrări din motive legate de situația dumneavoastră particulară. Totuși, există situații în care interesul nostru legitim prevalează, iar cererea de opoziție nu poate fi acomodată. 

Dacă prelucrarea datelor are la bază consimțământul dvs,, aveți dreptul să îl retrageți în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate înainte de retragere. De exemplu, dacă v-ați exprimat acordul pentru comunicări de marketing direct, îl puteți retrage în orice moment. Retragerea acestui consimțământ nu afectează calitatea de participant.

Cui dezvăluim/transferăm datele dvs.?

Datele personale pe care le prelucrăm participanților/beneficiarilor pot fi uneori dezvăluite/tranferate de BT Pensia Noastră, în conformitate cu principiile GDPR, în baza temeiurilor juridice aplicabile în funcție de situație și doar în condiţii care asigură deplină confidențialitate și siguranţă a lor. Categoriile de destinatari cărora putem să le dezvăluim date personale, după caz, sunt:

• agenți de marketing colaboratori;
• depozitarul fondului;
• alți administratori de fonduri de pensii private (ex. în cazul transferurilor participanților);
• persoane pe care le-ați mandatat să vă reprezinte în relație cu BT Pensia Noastră;
• alte entități din cadrul Grupului Financiar BT;
• parteneri contractuali (prestatori de servicii) utilizați în activitatea BT Pensia Noastră, precum, dar fără a se limita la prestatori/furnizori de: servicii IT (mentenanță, implementare, suport, cloud), servicii de arhivare în format fizic și/sau electronic, servicii de curierat, servicii de audit, servicii de studii/cercetare de piață, servicii de transmitere de e-mail/SMS/telefonie, servicii de marketing, servicii de emitere certificate digitale (ex. pentru aplicarea semnăturii electronice calificate/extinse) sau de alte servicii prestate de furnizori către care BT Pensia Noastră a externalizat anumite servicii/activități;
• autorități și instituții publice, inclusiv unități teritoriale ale acestora, precum, dar fără a se limita la: Autoritatea de Supraveghere Financiară (A.S.F.), Agenția Națională de Administrare Fiscală (A.N.A.F.), Ministerul Justiției (ex. instanțe de judecată), Ministerul Afacerilor Interne (M.A.I.), Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (O.N.P.C.S.B.);
• notari publici, avocați, executori judecătorești;

Anumiți parteneri contractuali care ne furnizează servicii necesare pentru desfășurarea activității noastre sau subîmputerniciți ai acestora se află în afara Uniunii Europene (U.E.) sau a Spațiului Economic European (S.E.E.), în așa-numitele „țări terțe”. Când aceștia au acces la datele personale pe care le prelucrăm, vom permite transferul datelor numai atunci când este strict necesar și doar în baza unui temei legal conform GDPR. Acest temei poate fi: o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană, sau, în lipsa acesteia, garanții adecvate prevăzute de GDPR (precum clauze contractuale standard, reguli corporatiste obligatorii etc.) sau excepții în baza cărora sunt permise transferuri. În cazul în care este necesar acordul dvs pentru un asemenea transfer, vi-l vom solicita înainte de a acorda acces destinatarilor din țări terțe la datele ce vă privesc.

Cât timp sunt păstrate datele dvs. cu caracter personal?

Datele dvs. sunt păstrate pe perioada relației contractuale generate de actul individual de aderare, la care se adaugă termenele stabilite legal, care sunt de cel puțin 5 ani după încetarea contractului (relației de afaceri).

Care sunt drepturile dvs.?

În calitate de persoană vizată, vă sunt garantate următoarele drepturi:

• Dreptul de acces: puteți obține de la noi confirmarea că datele personale vă sunt prelucrate, precum și informații privind modul în care sunt prelucrate, cum ar fi: scopurile prelucrării, categoriile de date prelucrate, destinatarii datelor, perioada de stocare, existența dreptului de rectificare, ștergere sau restricționare a prelucrării. Acest drept vă permiteți și să obțineți o copie a datelor personale prelucrate.
• Dreptul la rectificare: ne puteți solicita să vă modificăm datele personale inexacte sau, după caz, să completăm datele care sunt incomplete;
• Dreptul la ștergere (dreptul „de a fi uitat”): puteți obține ștergerea datelor personale prelucrate de noi când: datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate și prelucrate; consimțământul pentru prelucrare a fost retras și nu există alt temei legal pentru a le prelucra în continuare; datele sunt prelucrate contrar legii; ștergerea datelor este necesară pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile;
• Dreptul la retragerea consimțământului: vă puteți retrage oricând consimțământul acordat pentru prelucrarea datelor personale care are la bază acestui temei. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate înainte de retragere;
• Dreptul de opoziție: vă puteți opune prelucrării datelor pentru scopuri de marketing, precum și prelucrărilor efectuate în baza interesului legitim, din motive legate de situația dvs. particular;
• Dreptul la restricționarea prelucrării: puteți solicita restricționarea prelucrării datelor când: contestați exactitatea datelor (pentru perioada necesară verificării corectitudinii acestora), prelucrarea este ilegală și nu doriți ștergerea datelor, ci doar limitarea utilizării lor; datele nu ne mai sunt necesare, dar dvs le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, vă opuneți prelucrării (pentru perioada în care se verifică dacă drepturile legitime ale BT Pensia Noastră prevalează asupra drepturilor dvs).
• Dreptul la portabilitatea datelor: puteți solicita, în condițiile legii, ca BT Pensia Noastră să vă furnizeze anumite date personale într-un format structurat, utilizat frecvent și care poate fi citit automat. La cererea dvs, BT Pensia Noastră poate transmite aceste date unei alte entități, dacă acest lucru este tehnic posibil;
• Drepturi privind procesul decizional individual automatizat: ca regulă, aveți dreptul de a nu face

  obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata a datelor personale, inclusiv crearea de profiluri, dacă aceasta produce efecte juridice asupra lor sau vă afectează într-o manieră semnificativă. Când se ia o asemenea decizie, aveți dreptul să vă exprimați punctul de vedere, să contestați decizia și să solicitați intervenție umană (revizuirea deciziei automate de către un angajat).

Pentru exercitarea drepturilor dvs la BT Pensia Noastră, puteți trimite o cerere către DPO BT Pensia Noastră, la datele sale de contact redate anterior.

De asemenea, aveți:

• Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.): puteți depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere dacă apreciați că drepturile dvs au fost încălcate (A.N.S.P.D.C.P. - B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România, E-mail: anspdcp@dataprotection.ro.